Privacyverklaring

Processen

Hieronder vind je de processen die plaatsvinden binnen onze organisatie. Per proces kun je zien waarom wij je persoonsgegevens verwerken. In de tabel eronder zie je welke persoonsgegevens wij verwerken. Soms geven wij je persoonsgegevens door of helpen andere partijen ons bij het verwerken van je persoonsgegevens. Je leest in de tabel wie dat zijn.

Algemene communicatie

Doel: Om een normale bedrijfsvoering te kunnen realiseren ontvangen en verzenden wij e-mails en voeren wij telefoongesprekken / online meetings. Dit omvat zowel communicatie met relaties, leveranciers als beoogde relaties (prospects).

Wij verwerken deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om een normale bedrijfsuitoefening te kunnen voeren.

In zeer uitzonderlijke gevallen willen we een gesprek opnemen. Dit doen we niet zonder voorafgaande toestemming. Opgenomen gesprekken wordt zo spoedig mogelijk na afloop omgezet in gespreksnotities, waarna de opname wordt verwijderd.

Aanvraag demo of dienstverlening Complite

Doel: Het aanvragen van een demo of dienst van Complite door prospects.

Om te zorgen dat we jouw aanvraag kunnen verwerken en een afspraak met je in kunnen plannen, verwerken wij onderstaande gegevens. Je bent niet verplicht om een telefoonnummer door te geven. Dit kun je aan ons verstrekken als je graag wilt dat we bellen om een afspraak in te plannen of om een andere reden telefonisch contact met ons wenst.

Contactformulier website

Doel: Het ontvangen van vragen of verzoeken via het contactformulier op de website.

Op onze website kunt u met ons contact opnemen via het contactformulier. Om te kunnen reageren hebben wij uw emailadres nodig. Uw telefoonnummer bent u niet verplicht om te verstrekken, maar helpt wel om op de meest passende wijze contact met u op te nemen. Indien u uw emailadres niet wenst te verstrekken, kunt u ons telefonisch benaderen. Ons telefoonnummer staat vermeld op de website.

Prospects

Doel: Het registreren van leads en kansen. En het verstrekken van informatie met het voornemen om een zakelijke relatie aan te gaan.

Op het moment dat er concrete interesse is in de dienstverlening door Complite, dan verwerken wij onderstaande gegevens. Komen we uiteindelijk tot het besluit om geen zakelijke relatie aan te gaan? Dan verwijderen wij jouw gegevens na 1 jaar. Word je klant bij Complite? Dan worden jouw gegevens langer bewaard. Zie de relevante informatie verderop in deze privacyverklaring.

Om op een goede manier met prospects in contact te komen, werken wij samen met Buro Henck.

Contractenbeheer

Doel: Het laten ondertekenen van de contracten en Complite licentieovereenkomsten, zodat er een overeenkomst tot stand komt.

Bij het aangaan van een overeenkomst heb je de keuze om deze fysiek te tekenen (uitprinten en per email retourneren) of om via e-signing je akkoord te geven. Voor e-signing maken wij gebruik van CM Sign. Zij verzorgen het authenticatie-proces.

Leverancierscontracten

Doel: Het (voorbereiden van het) sluiten van contracten met leveranciers, inclusief het beoordelen van leveranciers op informatiebeveiliging en het verwerken van persoonsgegevens bij aanvang van en gedurende de zakelijke relatie.

Tijdens het voorbereiden op de zakelijke relatie, maar ook tijdens het onderhouden van de zakelijke relatie, verwerken wij diverse gegevens. Hier kunnen persoonsgegevens bij betrokken zijn. Dit is met name het geval bij communicatie en het te ondertekenen contract. Hieronder zie je welke gegevens wij dan (mogelijk) verwerken.

We slaan deze gegevens langere tijd op. Dit heeft te maken met onze fiscale bewaarplicht, maar ook met eventuele disputen die naderhand nog kunnen ontstaan.

Debiteurenadministratie

Doel: Het voeren van een debiteurenadministratie, inclusief het innen van vorderingen en het eventueel versturen van aanmaningen.

Voor het voeren van onze debiteurenadministratie verwerken wij diverse gegevens. In bepaalde gevallen kunnen dit persoonsgegevens zijn, bijvoorbeeld wanneer onze klant een natuurlijke persoon is. Veel van deze gegevens dient Complite op grond van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen voor langere periode te bewaren.

Daarnaast kan het zijn dat ISPE voor het innen van de vordering contact met je opneemt of aanmaningen stuurt. Is de betaling voldaan, dan zullen wij deze communicatie nog enige tijd bewaren.

Crediteurenadministratie

Doel: Het voeren van een crediteurenadministratie, met inachtneming van de wettelijke verplichtingen.

Voor het uitvoeren van onze crediteurenadministratie verwerken wij diverse gegevens. In bepaalde gevallen kunnen dit ook persoonsgegevens zijn; vaak wanneer je als zelfstandige werkzaam bent.

Sommige gegevens verwerken wij om de overeenkomst en daarbij behorende betaling te kunnen uitvoeren. En om met je hierover te communiceren. Of omdat wij het belangrijk vinden om achteraf aan te kunnen tonen welke afspraken zijn gemaakt.

Consultancy

Doel: Het uitvoeren van werkzaamheden bij klanten.

Wanneer u of uw werkgever/opdrachtgever gebruik maakt van onze dienstverlening dan is het mogelijk dat wij persoonsgegevens van u of uw medewerkers/opdrachtnemers te zien krijgen. Dit kunnen allerlei soort persoonsgegevens zijn, maar enkel indien deze noodzakelijk zijn ten behoeve van onze dienstverlening aan onze klant.

Ook bewaren wij eventuele correspondentie en acties, zodat later voor zowel u(w) organisatie als voor Complite duidelijk is wie wat heeft gedaan, wat er is afgesproken en welke adviezen zijn gegeven.

Gebruik Complite

Doel: De GRC-tool Complite ter beschikking stellen aan gebruikers binnen de afgesproken voorwaarden.

Voor een groot deel van het gebruik van Complite zijn wij verwerker. Maar enkele persoonsgegevens gebruiken wij voor onze eigen doeleinden. Deze doeleinden zijn: het kunnen aantonen van kwalitatief hoogwaardige support, het verwijderen van sterk verouderde inactieve gebruikers en het juist kunnen factureren van onze klanten (is o.a. afhankelijk van aantal actieve gebruikers).

Je IP-adres wordt gelogd, vanuit IT-security oogpunt. Hiermee houden we Caris veilig voor gebruik.

Je telefoonnummer ben je niet verplicht om te verstrekken bij het indienen van een supportvraag. Doe dit alleen als je graag hebt dat we je telefonisch benaderen om je te helpen.

Online vragenlijsten

Doel: Het versturen en ontvangen van online vragenlijsten, ten behoeve van de implementatie van AVG en Complite.

We kunnen je vragen om een online vragenlijst in te vullen, bijvoorbeeld wanneer we bezig zijn om voor jouw organisatie AVG in kaart te brengen. Hiervoor gebruiken we onze eigen beveiligde tool O-PIT.

Hiervoor hebben we een gerechtvaardigd belang, namelijk om onze afspraken met jouw organisatie na te komen. Is jouw organisatie geen rechtspersoon en ben je één van de eigenaren, vennoten of maten? Dan is onze grondslag de overeenkomst die we met jou zijn aangegeven. Voor het gebruik van een accountnaam, wachtwoord en logging is ons gerechtvaardigde belang dat wij O-PIT veilig willen houden, zowel voor jou als voor onszelf. Ook kan het zijn dat wij de logging nodig hebben om support te kunnen leveren.

De vragenlijsten bewaren wij 10 jaar, zodat later voor ons beiden duidelijk op basis van welke input wij bepaalde adviezen hebben gegeven.

AVG scans

Doel: Het laten invullen van online AVG scans. Na afloop worden de bevindingen per mail en/of telefonisch (op verzoek) gedeeld.

Via de website kun je een AVG scan aanvragen. Wij voeren die uit door je een online vragenlijst in te laten vullen. Dit gebeurt in onze eigen beveiligde omgeving "O-PIT".

Je kunt eventueel ook je telefoonnummer aan ons verstrekken. Dan nemen we telefonisch contact met je op om de vragenlijst te bespreken. Dit is niet verplicht.

Je accountnaam en wachtwoord verwerken, omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om O-PIT veilig te houden, zowel voor jou als gebruiker als voor onszelf.

E-learning

Doel: Het registreren van een opgestarte en/of afgeronde e-learning ten behoeve van facturatie.

Complite verwerkt slechts de status van de e-learning ("gestart", "afgerond", etc.) om een juiste facturatie te kunnen verzorgen naar uw organisatie.

Kennisbank

Doel: Het intern en extern delen van kennis op het gebied privacy en overige rechtsgebieden.

Als aanvullende service bieden wij onze klanten een Kennisbank aan. Hierbij kunnen onderstaande persoonsgegevens worden verwerkt.

"Ons team" op de website

Doel: Het tonen van (voor)namen van medewerkers op de website van Complite met eventueel een foto.

Wij zijn trots op ons team en tonen dat graag aan de buitenwereld. Daarom vermelden we je graag op onze website. We gebruiken alleen jouw voornaam. Hiervoor hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk om aan klanten en prospects te tonen welk team er achter de naam "Complite" schuil gaat.

Een foto plaatsen we alleen met jouw toestemming en je mag hierbij zelf bepalen (binnen de grenzen gesteld door Complite) welke foto dat is. Op die manier kun je kiezen voor een foto waar jij jezelf prettig bij voelt.

Solliciteren

Doel: Het aannemen van nieuwe medewerkers

Als je bij Complite solliciteert, dan vragen we je om een CV te sturen. Beperk je in je CV tot noodzakelijke informatie; wij hoeven niet te weten of je getrouwd bent, welke medische aandoeningen je hebt en zelfs niet hoe je eruit ziet. Werkervaring, competenties en diploma’s is voor ons meer dan voldoende! En een telefoonnummer of e-mailadres is handig om contact op te nemen.

Wij zullen in principe ook niet je social media profielen bekijken of je opzoeken in Google. Indien we aanleiding hebben om dit wel te doen, dan zullen wij dit altijd vooraf melden bij je.

Sollicitanten in portefeuille

Doel: Het bewaren van sollicitaties van kandidaten voor eventuele toekomstige vacatures.

Het is mogelijk dat er in eerste instantie geen match is bij jouw sollicitatieprocedure. In sommige gevallen willen wij je wel op een later tijdstip kunnen benaderen voor een andere vacature. In dat geval vragen wij je of we jouw sollicitatiegegevens langer mogen bewaren.

Management informatie

Doel: Het genereren van inzicht in diverse activiteiten van Complite ten behoeve van het verbeteren van de organisatie en dienstverlening.

Complite is een lerende organisatie. Hiervoor is soms inzicht benodigd in bestaande data, waaronder persoonsgegevens. Complite heeft een gerechtvaardigd belang om hieruit management informatie te destilleren; de daadwerkelijke juridische grondslag hangt hierbij af van de juridische grondslag waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld. Alleen indien de oorspronkelijke grondslag "toestemming" betreft, mogen wij de persoonsgegevens niet verder verwerken ten behoeve van management informatie.

Hierbij zorgen we er natuurlijk wel voor dat de brondata zoveel als mogelijk wordt verwijderd of gepseudonimiseerd en worden de noodzakelijke veiligheidsmaatregelen getroffen..

Om effecten van bijsturing te kunnen zien, is het nodig dat Complite deze management informatie gedurende langere tijd bewaard.

Overige gegevensdeling

Doel: Het delen van gegevens met derden op een manier die en/of voor een doeleinde dat op dit moment niet is voorzien.

Dit algemene proces is van toepassing op het delen van persoonsgegevens met derden voor een doel dat slechts incidenteel is en/of niet is voorzien op het moment van het opstellen van deze privacyverklaring.

De persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derden, indien hiervoor een wettelijke verplichting is. Dit kan bijvoorbeeld zijn als een overheidsinstantie op basis van een wettelijke bepaling persoonsgegevens bij ons opvraagt. Maar we kunnen ook persoonsgegevens incidenteel met derden delen als hiervoor een gerechtvaardigd belang bestaat.

Persoonsgegevens worden enkel gedeeld indien er sprake is van een doeleinde dat verenigbaar is met die doeleinden waarvoor de persoonsgegevens in eerste instantie zijn verzameld. Of er sprake is van verenigbaarheid zal te allen tijde streng worden beoordeeld.

Is er geen sprake van een verenigbaar doel? Dan mogen wij de persoonsgegevens alleen voor een ander doeleinde met derden delen als daarvoor toestemming is gegeven.

Ontvangers

Hierboven las je welke andere partijen mogelijk ook jouw persoonsgegevens verwerken. De partijen noemen we ‘ontvangers‘. In de tabel hieronder zie je een totaaloverzicht van deze ontvangers. Ook lees je wat zij doen en wat hun contactgegevens zijn. Zo weet je altijd waar je persoonsgegevens worden verwerkt.

Soms verwerkt een ontvanger jouw gegevens niet in de EU. Dat mag niet zomaar. De AVG verplicht ons dan dat wij hiervoor gebruik maken van bepaalde voorgeschreven maatregelen. Dat doen wij natuurlijk ook. Wanneer dit het geval is, lees je hieronder welke maatregel wij dan treffen.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Complite is altijd in beweging. Het kan zijn dat dit impact heeft op jouw persoonsgegevens. We kunnen bijvoorbeeld meer persoonsgegevens van je gaan verwerken. Of voor andere doeleinden. Als het nodig is, dan geven wij dat altijd aan. Dat doen we door deze privacyverklaring aan te passen. Wil je weten vanaf wanneer deze privacyverklaring geldt? Kijk dan helemaal bovenin deze verklaring. Daar staat de ingangsdatum.

Jouw rechten

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken, dan heb je bepaalde rechten. Wil je hiervan gebruik maken? Stuur ons dan een bericht. Geef daarin aan welk recht (of welke rechten) je wilt uitoefenen. Onze contactgegevens staan onderaan deze privacyverklaring.

Geef altijd duidelijk aan wie je bent. Zo weten wij zeker dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Het kan zijn dat we je verzoek niet kunnen of mogen uitvoeren. Dat hangt van verschillende zaken af. Dat zullen we je wel altijd laten weten. Wil je meer informatie over jouw rechten? Kijk dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Normaal gesproken voeren wij jouw verzoek binnen 1 maand uit. Soms duurt dit helaas langer. Je krijgt dan van ons bericht en wij leggen daarin uit waarom we meer tijd nodig hebben.

Je hebt de volgende rechten:

Recht op inzage

Wil je weten welke persoonsgegevens ISPE van jou verwerkt? Dan kun je een inzageverzoek doen. Waarschijnlijk verwerken wij meerdere categorieën van persoonsgegevens van jou. Of voor meerdere doeleinden. Misschien wil je inzage in maar een deel van deze verwerkingen. Geef daarom bij je verzoek aan waarin je precies inzage wil hebben.

Recht op rectificatie

Blijkt dat jouw persoonsgegevens bij ISPE onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kun je een aanvullend verzoek doen om je gegevens te laten wijzigen of aanvullen. Je kan om rectificatie vragen als jouw persoonsgegevens niet kloppen, niet compleet zijn, niet ter zake doen voor het doeleinde waarvoor ze zijn verzameld of als wij jouw gegevens gebruiken op een wijze die volgens jou in strijd is met de wet.

Recht op vergetelheid

Je kan ons vragen om je persoonsgegevens te wissen. Maar wij vinden het belangrijk je te melden dat wij waarschijnlijk niet al je gegevens kunnen of mogen wissen. Wij zullen je daar dan wel altijd over informeren.

Recht op dataportabiliteit

Je kan een beroep doen op het recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van persoonsgegevens) als ISPE jouw gegevens verwerkt, omdat je daarvoor toestemming heeft gegeven. Of om een overeenkomst met jou uit te voeren. Let op: dit geldt alleen voor gegevens die wij digitaal verwerken. Dus niet voor papieren bestanden.

Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde situaties mag een organisatie jouw persoonsgegevens niet meer gebruiken. Maar kan de organisatie de gegevens ook (nog) niet wissen. De organisatie moet dan tijdelijk stoppen met het gebruik van jouw gegevens. Dit heet het recht op beperking van de verwerking. Je kan ons vragen om het verwerken van je gegevens te beperken.

Recht van bezwaar

In twee situaties heb je het recht aan ISPE te vragen je persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Dit heet het recht van bezwaar. Ten eerste als wij jouw gegevens gebruiken voor direct marketing. Ten tweede kan je bezwaar maken tegen het gebruik van je persoonsgegevens vanwege jouw specifieke situatie.

Recht van intrekken van toestemming

Verwerkt ISPE je persoonsgegevens op basis van jouw toestemming? Dan kan je jouw toestemming altijd intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij jouw persoonsgegevens niet meer. Tenzij er (ook) een andere grondslag is om jouw gegevens te verwerken.

Technische en organisatorische maatregelen

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om jouw privacy te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:

Technische maatregelen:

• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam (waar mogelijk) en wachtwoord, waarop het wachtwoordbeleid van toepassing is.
• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en een login token (waar mogelijk).
• De gegevens worden na ontvangst opgeslagen in een aparte, afgeschermde mappen.
• Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer uw persoonsgegevens invoert.
• Gebruik van VPN wanneer wij buiten ons eigen kantoorpand werken.

Organisatorische maatregelen:

• Toegang tot bestanden wordt beperkt via rollen & rechten.
• Medewerkers volgen periodiek onze eigen e-learning AVG.
• Wij nemen fysieke maatregelen zoals sloten voor toegangsbescherming van de systemen waarin persoonsgegevens opgeslagen zijn.
• Periodiek wordt "privacy op de werkvloer" intern besproken en geëvalueerd.

Klacht indienen

Als je een klacht in wil dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens, dan kan je een e-mail sturen naar support@complite.nl. Wij pakken elke klacht intern op en communiceren dit verder met jou.

Daarnaast heb je te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Als je vragen hebt of wil weten welke persoonsgegevens wij van je hebben, dan kan je contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.