Privacyverklaring

Processen

Onderstaand vindt u de processen die plaatsvinden binnen onze organisatie. Per proces wordt er een korte omschrijving van het doeleinde gegeven met daarbij de persoonsgegevens die in het proces worden verwerkt. Ook ziet u welke derde partijen uw persoonsgegevens (mogelijk) ook verwerken.

Algemene communicatie

Doel: Het communiceren van Stichting KPO met derden en van medewerkers onderling.

In deze privacyverklaring beschrijven wij zo specifiek mogelijk waarom, wanneer en hoe Stichting KPO communiceert. Het kan echter voorkomen dat een bepaalde (uitzonderings)situatie niet direct te vatten is onder één van de beschreven processen. In dat geval hanteren wij onderstaande uitgangspunten omtrent het verwerken van persoonsgegevens.

Wij verwerken onderstaande gegevens op basis van ons gerechtvaardigde belang van een normale bedrijfsvoering.

Postverwerking bestuurskantoor

Doel: Het verwerken van inkomende poststukken.

Afhankelijk van de aard van het poststuk wordt de bewaartermijn bepaald.

Inschrijven leerling

Doel: Het inschrijven (of overschrijven) van een nieuwe leerling.

Bij het inschrijven van een nieuwe leerling vraagt De Kameleon veel gegevens op. De meeste gegevens zijn wettelijk verplicht of noodzakelijk om onze taak als onderwijsinstelling te kunnen vervullen. Bepaalde gegevens, zoals medicijngebruik zijn erg nuttig om te weten, maar bent u ons niet verplicht om te verstrekken. Indien u ons deze gegevens niet verstrekt, kan het zijn dat wij bepaalde taken minder goed kunnen uitvoeren.

Aanvragen toelaatbaarheidsverklaring (TLV)

Doel: Het aanvragen van een TLV bij een samenwerkingsverband zodat de leerling ingeschreven kan worden.

Op de leerling in te kunnen schrijven vraagt De Kameleon een toelaatbaarheidsverklaring (TLV) aan bij een samenwerkingsverband. Daarna wordt deze TLV periodiek vernieuwd. Bij elke aanvraag voegt De Kameleon ook het ontwikkelingsperspectief (OPP) bij.

De Kameleon is wettelijk verplicht de TLV in het bezit te hebben om de leerling speciaal onderwijs te mogen aanbieden.

Afgeven vervoersverklaring

Doel: Het afgeven van een vervoersverklaring waarmee de ouders een vervoersaanvraag kunnen doen.

Indien de leerling niet zelfstandig naar De Kameleon kan komen, is er een mogelijkheid om taxivervoer aan te vragen. Hiervoor dienen wij dan een vervoersverklaring af te geven. Dit doen wij alleen op verzoek van de ouders en/of verzorgers.

Leerlingenvervoer

Doel: Leerlingen begeleiden bij het vervoer naar en vanuit school.

Medewerkers van De Kameleon ondersteunen de taxichauffeurs bij het brengen en halen van de leerlingen. Op die manier zorgen wij ervoor dat waar nodig kinderen vanuit de taxi naar de klas worden begeleid. En tevens dat aan het einde van de dag de kinderen in de juiste taxi terug naar huis stappen.

Om dit in goede banen te leiden is het noodzakelijk dat we onderling snel kunnen communiceren. Op dit moment gebruiken wij hiervoor Whatsapp.

Toedienen medicatie

Doel: Het toedienen van medicijnen aan een leerling onder schooltijd door de aanwezige begeleiding.

Het kan zijn dat een leerling gebruik maakt van medicijnen. Deze medicijnen dienen vaak te worden toegediend onder schooltijd. Om te weten welke geneesmiddelen met welke dosering op welk tijdstip toegediend moeten worden, vraagt De Kameleon aan de ouders/verzorgers of dat zij een schema willen invullen. De Kameleon vraagt aan de ouders aan de hand van een formulier, waar dit schema in opgenomen is, ook toestemming voor het toedienen van deze medicijnen.

Ontwikkelingsperspectief

Doel: Het formuleren van specifieke doelen in een zogenaamd "OPP" en dat dient als verantwoordingsdocument richting Onderwijsinspectie.

Vanwege onze maatschappelijke verplichtingen en bekostiging is het belangrijk dat wij de doelstellingen en vorderingen van het kind uitgebreid registreren. Hiervoor leggen wij onderstaande gegevens vast.

Voortgang leerling

Doel: Het bijhouden van overige relevante ontwikkelingen en situaties rondom de individuele leerling.

Onderstaand leest u welke gegevens wij verwerken, waarmee we de voortgang van het kind bijhouden. Op deze wijze kunnen we het kind de begeleiding bieden die het nodig heeft.

Commissie van Begeleiding

Doel: Intern overleg voeren over het kind en/of het gezin.

Om de leerlingen zo goed mogelijk te begeleiden is het noodzakelijk dat periodiek wordt overlegd met verschillende disciplines.

Onderwijsondersteunende tools en applicaties

Doel: Het verzorgen van onderwijs en het toetsen van de voortgang.

Binnen De Kameleon maken we gebruik van diverse applicaties en tools de kinderen zo goed mogelijk te begeleiden.

Orthopedagoog

Doel: Het onderzoeken van leerproblemen bij leerlingen en het coördineren van benodigde vervolgacties die daarmee samenhangen.

Als hier aanleiding toe is, dan zal de orthopedagoog u om toestemming vragen voor het onderzoeken van het kind. De orthopedagoog legt u dan uit wat de aanleiding is en wat het onderzoek inhoudt. U bent niet verplicht uw toestemming te geven voor dit onderzoek, maar dit kan dan wel een goede begeleiding van uw kind belemmeren.

Onderzoek en observatie logopedie

Doel: Het beoordelen of een behandeltraject door de logopedist(e) gewenst en/of noodzakelijk is.

De Kameleon beschikt over een interne logopedist(e). Indien daar aanleiding toe is vragen wij u toestemming een gericht onderzoek uit te voeren. Het doel van dit onderzoek is om te bepalen of een individueel behandeltraject gewenst en/of noodzakelijk is. Wij bespreken de resultaten van dit onderzoek met u en gaan niet over tot een behandeltraject zonder uw toestemming.

Behandeltraject logopedie

Doel: Het verzorgen van een behandeltraject door de logopedist(e) van De Kameleon.

De Kameleon heeft een interne logopedist(e). Indien wij van u toestemming hebben gekregen een behandeltraject te starten, leest u hieronder welke gegevens er in dit geval van het kind verwerkt worden.

Externe begeleiding

Doel: Het inschakelen van een externe begeleider naar aanleiding van een logopedisch onderzoek.

De logopedist(e) van De Kameleon kan in bepaalde gevallen adviseren om een externe begeleider in te schakelen. Bijvoorbeeld wanneer deze externe begeleider in een specifiek geval een betere ondersteuning of behandeltraject kan bieden. Onderstaand leest u welke gegevens wij van u en het kind verwerken, indien er een externe begeleider wordt ingeschakeld.

Ontvangen onderzoek Externe bureaus

Doel: Het ontvangen van een onderzoek uitgevoerd door externe bureaus. Het onderzoek richt zich op de spraak- en/of taalontwikkeling van het kind.

Op het moment dat een extern bureau het kind begeleidt, dan ontvangt de school hiervan periodiek voortgangsrapportages. Deze voortgangsrapportages helpen ons om het kind ook op school de juiste begeleiding te bieden.

Overige externe begeleiding

Doel: Het inschakelen van externe begeleiding voor de leerling, zoals fysiotherapie.

De externe begeleider (logopedist, fysiotherapeut, etc.) is meestal niet in dienst bij De Kameleon. Wij geven alleen, met uw instemming, relevante gegevens door aan deze begeleider. De Kameleon is verder niet betrokken bij de inhoudelijke begeleiding. Voor vragen daarover, waaronder eventuele vragen met betrekking tot privacy, kunt u terecht bij de externe begeleider zelf.

Jeugdprofessional Onderwijs

Doel: Het inschakelen van de Jeugdprofessional Onderwijs die werkzaam is bij de gemeente.

Onderstaand kunt u lezen welke gegevens wij van u en het kind verwerken indien er de Jeugdprofessional Onderwijs (JPO) wordt ingeschakeld. Het uitgangspunt is dat het inschakelen van de JPO met uw toestemming gebeurt. Enkel in uitzonderlijke gevallen schakelen wij zonder uw toestemming de JPO in. In dit geval heeft KPO een wettelijke verplichting dit te doen.

Uitwisseling gegevens externe partijen (overig)

Doel: Het verstrekken en opvragen van overige gegevens van de leerling bij verschillende personen en instanties.

De Kameleon vraagt aan de ouders/verzorgers van leerlingen toestemming om gegevens te verstrekken en op te vragen bij verschillende personen en instanties. Voor het geven van toestemming voor het verstrekken en opvragen van gegevens wordt er door de ouders/verzorgers een apart formulier ingevuld. De ouders/verzorgers kunnen zo een keuze maken voor welke personen en instanties ze wel en geen toestemming geven.

Uitwisseling gegevens externe partijen (medisch)

Doel: Het verstrekken en opvragen van medische gegevens van de leerling bij verschillende personen en instanties.

De Kameleon vraagt aan de ouders/verzorgers van leerlingen toestemming om medische gegevens te verstrekken en op te vragen bij verschillende personen en instanties. Voor het geven van toestemming voor het verstrekken en opvragen van gegevens wordt er door de ouders/verzorgers een apart formulier ingevuld. De ouders/verzorgers kunnen zo een keuze maken voor welke personen en instanties ze wel en geen toestemming geven.

Schoolmaatschappelijk werk - contact met hulpverleners

Doel: Het onderhouden van contact met externe hulpverleners die betrokken zijn bij het kind en/of het gezin.

In bepaalde gevallen is het wenselijk dat De Kameleon gegevens uitwisselt en overlegt met externe hulpverleners. Wij doen dit alleen als we hiervoor toestemming hebben gekregen van de ouder(s) of voogd.

Overige gegevensdeling

Doel: Het delen van gegevens met derden op een manier die en/of voor een doeleinde dat op dit moment niet is voorzien.

Dit algemene proces is van toepassing voor het delen van persoonsgegevens met derden voor een doel dat slechts incidenteel is en/of niet is voorzien op het moment van het opstellen van deze privacyverklaring.

De persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derden indien er hiervoor een wettelijke verplichting is. Dit kan bijvoorbeeld zijn als een overheidsinstantie op basis van een wettelijke bepaling persoonsgegevens bij ons opvraagt. Maar we kunnen ook je persoonsgegevens incidenteel met derden delen als hiervoor een gerechtvaardigd belang bestaat.

Persoonsgegevens worden enkel gedeeld indien er sprake is van een doeleinde dat verenigbaar is met die doeleinden waarvoor de persoonsgegevens in eerste instantie zijn verzameld. Of er sprake is van verenigbaarheid zal te allen tijde streng worden beoordeeld.

Is er geen sprake van een verenigbaar doel? Dan mogen wij de persoonsgegevens alleen voor een ander doeleinde met derden delen als je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Gebruik beeldmateriaal leerling

Doel: Het gebruik van beeldmateriaal van een leerling.

De Kameleon gebruikt beeldmateriaal van een leerling voor verschillende kanalen. De ouders (en de leerling zelf vanaf 16 jaar) wordt om toestemming gevraagd voor dit gebruik. Er kan per kanaal toestemming worden geven. De kanalen zijn opgedeeld in: de schoolgids en/of schoolkalender, de openbare website van de school, de (digitale) nieuwsbrief en sociale media.

Schoolmaatschappelijk werk - contact met ouder/voogd

Doel: Het onderhouden van contact met ouder(s) of voogd over diverse zaken met betrekking tot schoolmaatschappelijk werk.

De Kameleon vindt het erg belangrijk om in nauw contact te staan met het gezin. Op die manier zijn wij op de hoogte van belangrijke zaken die spelen thuis en kunnen wij de begeleiding van het kind hierop afstemmen.

Schoolfotograaf

Doel: Het geven van toestemming voor de schoolfotograaf.

Wij vragen u vooraf of uw kind op de schoolfoto mag. Dit geven wij door aan de schoolfotograaf. Vanaf dat moment heeft Stichting KPO geen rol meer hierin. Voor verdere vragen over de foto's, bewaartermijn, etc. verwijzen wij u naar de betreffende schoolfotograaf.

Klokkenluidersregeling

Doel: Het faciliteren van meldingen van vermoedens van misverstanden

Veiligheid en integriteit staan hoog in het vaandel bij Stichting KPO. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de klokkenluidersregeling.

In principe verwerkt Stichting KPO geen persoonsgegevens met betrekking tot de melding. Enkel wanneer Gimd besluit om ons te informeren, kan het zijn dat wij op die manier persoonsgegevens ontvangen. Dit is ter beoordeling aan Gimd.

Vertrouwenspersoon

Doel: Medewerkers en ouders de gelegenheid bieden te spreken met een vertrouwenspersoon

Wanneer je gebruik wenst te maken van een vertrouwenspersoon, bieden we ten alle tijde de mogelijkheid met een externe vertrouwenspersoon te spreken. Deze vertrouwenspersoon verwerkt hierbij alleen de strikt noodzakelijke gegevens en zal deze ook nooit delen met andere personen binnen KPO.

Camerabeveiliging scholen

Doel: Het beveiliging van de school, leerlingen en leerkrachten.

Veiligheid op school is cruciaal. Wij nemen dan ook alle noodzakelijke maatregelen om uw kind en onze medewerkers deze veiligheid te bieden. Onderdeel hiervan is dat op sommige scholen sprake is van camerabeveiliging. In die gevallen is de maximale bewaartermijn 1 maand, maar soms ook korter.

Medezeggenschapsraad

Doel: Het vormen van de Medezeggenschapsraad en het uitvoeren van de taken van de Medezeggenschapsraad.

Onderstaand kunt u lezen welke gegevens we van u verwerken wanneer u lid wordt of bent (geweest) van de Medezeggenschapsraad (MR).

Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad

Doel: Het vormen van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad en het uitvoeren van de taken van de Medezeggenschapsraad.

Het is belangrijk dat notulen en besluiten van de GMR worden bewaard. In de notulen wordt alleen naar personen verwezen wanneer dit van toegevoegde waarde is voor de notulen.

Ontvangers

Bovenstaand hebben wij per proces benoemd welke derde partijen mogelijk betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Hieronder vindt u een totaaloverzicht van deze partijen, met daarbij hun rol en contactgegevens. Op deze wijze zorgen wij dat u te allen tijde weet waar uw persoonsgegevens worden verwerkt.

Sommige derde partijen kunnen uw persoonsgegevens buiten de EU verwerken. Wij zorgen er dan altijd voor dat hiervoor de juiste (contractuele) maatregelen zijn getroffen, zoals de AVG voorschrijft. Een belangrijk onderdeel hiervan is dat wij zogenaamde “passende waarborgen“ treffen. Welke dat per ontvanger zijn, leest u hieronder.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wanneer onze organisatie wijzigt of onze processen wijzigen, kan dit gevolgen hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zullen daarover altijd transparant met u communiceren. Indien nodig passen wij deze privacyverklaring aan. Bovenaan kunt u zien wat de ingangsdatum van deze privacyverklaring is.

Uw rechten

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, dan heeft u bepaalde rechten. Deze kunt u uitoefenen door een verzoek in te dienen en daarbij aan te geven welk recht (of welke rechten) u wilt uitoefenen. Hiervoor kunt u de contactgegevens gebruiken die u onderaan deze privacyverklaring vindt.

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Bovenstaande rechten zijn afhankelijk van de juridische grondslag, waarop wij de verwerking van uw persoonsgegevens baseren. Voor meer informatie over uw rechten verwijzen wij naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Tevens is het mogelijk dat wij onder bepaalde omstandigheden juridisch gezien geen opvolging kunnen geven aan uw verzoek. Bijvoorbeeld wanneer ons dit door de wet of een daartoe bevoegde instantie is verboden. Indien mogelijk informeren wij u hierover als u uw verzoek indient.

Wij zullen in principe binnen 1 maand aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig te hoogte stellen.

U heeft de volgende rechten:

Recht op inzage

Wilt u weten welke persoonsgegevens Stichting KPO van u verwerkt? Dan kunt u een inzageverzoek doen. Waarschijnlijk verwerken wij meerdere categorieën van persoonsgegevens van u en/of voor meerdere doeleinden. Mogelijk wenst u inzage in slechts een gedeelte van deze verwerkingen. Geef daarom bij uw verzoek aan waarin u precies inzage wilt hebben.

Recht op rectificatie

Blijkt dat uw persoonsgegevens bij Stichting KPO onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aanvullen. U kunt om rectificatie vragen als uw persoonsgegevens niet kloppen, niet compleet zijn, niet ter zake doen voor het doeleinde waarvoor ze zijn verzameld of als wij uw gegevens gebruiken op een wijze die volgens u in strijd is met de wet.

Recht op vergetelheid

U kunt, in een aantal gevallen, aan Stichting KPO vragen om uw persoonsgegevens te wissen. Echter, wij vinden het belangrijk u te melden dat wij wellicht niet al uw gegevens kunnen of mogen wissen. Wij zullen u daar dan wel altijd over informeren.

Recht op dataportabiliteit

U kunt een beroep doen op het recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van persoonsgegevens) als Stichting KPO uw gegevens verwerkt omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Of om een overeenkomst met u uit te voeren. Let op: dit geldt alleen voor gegevens die Stichting KPO digitaal verwerkt, dus niet voor papieren bestanden.

Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde situaties mag een organisatie uw persoonsgegevens niet meer gebruiken. Maar kan de organisatie de gegevens ook (nog) niet wissen. De organisatie moet dan tijdelijk stoppen met het gebruik van uw gegevens. Dit heet het recht op beperking van de verwerking. U kunt Stichting KPO vragen om het verwerken van uw gegevens te beperken.

Recht van bezwaar

U heeft in twee situaties het recht aan Stichting KPO te vragen uw persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Dit heet het recht van bezwaar. Ten eerste als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing. Ten tweede kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens vanwege uw specifieke situatie.

Recht van intrekken van toestemming

Verwerkt Stichting KPO uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming? Dan kunt u uw toestemming op ieder moment intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij uw persoonsgegevens niet meer. Tenzij er (ook) een andere grondslag is om uw gegevens te verwerken.

Technische en organisatorische maatregelen

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om uw privacy te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:

Technische maatregelen:

• Het vermogen om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en diensten te garanderen.
• Pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens.
• Het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen.
• Toegangscontrole: de toegang tot serverruimtes is beveiligd met een sleutel of chipkaart, kantoorruimtes met een alarm en laptops/computers zijn beveiligd met een wachtwoord.

Organisatorische maatregelen:

• Instructies aan het personeel om geen persoonsgegevens met derden te delen, tenzij expliciete toestemming daarvoor is gegeven van bijvoorbeeld de Functionaris Gegevensbescherming.
• Rollen en rechten toekennen in de gebruikte systemen.
• Datalekkenprotocol.
• Training aan medewerkers.

Klacht indienen

Als u een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u een e-mail sturen naar privacy@kporoosendaal.nl. Wij pakken elke klacht intern op en communiceren dit verder met u.
Daarnaast heeft u te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Binnen Stichting KPO is een externe Functionaris Gegevensbescherming ("FG") aangesteld. De FG is mr. R.J.P.B. (Ruud) Verpaalen C-DPO. De contactgegevens van de FG zijn:

Complite
t.a.v. mr. R.J.P.B. Verpaalen
Bredaseweg 185
4872 LA Etten-Leur
email: support@complite.nl
telefoon: +31 (0)76 230 5009

Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.