Privacyverklaring

Processen

Onderstaand vindt u de processen die plaatsvinden binnen onze organisatie. Per proces wordt er een korte omschrijving van het doeleinde gegeven met daarbij de persoonsgegevens die in het proces worden verwerkt. Ook ziet u welke derde partijen uw persoonsgegevens (mogelijk) ook verwerken.

Algemene communicatie

Doel: Het communiceren van Stichting KPO met derden en van medewerkers onderling.

In deze privacyverklaring beschrijven wij zo specifiek mogelijk waarom, wanneer en hoe Stichting KPO communiceert. Het kan echter voorkomen dat een bepaalde (uitzonderings)situatie niet direct te vatten is onder één van de beschreven processen. In dat geval hanteren wij onderstaande uitgangspunten omtrent het verwerken van persoonsgegevens.

Wij verwerken onderstaande gegevens op basis van ons gerechtvaardigde belang van een normale bedrijfsvoering.

Inschrijven leerling

Doel: Het inschrijven (of overschrijven) van een nieuwe leerling.

Voor het juist inschrijven van een nieuwe leerling hebben wij veel informatie nodig. Via ons inschrijfformulier vragen wij u om ons deze informatie te geven. De meeste informatie zijn wij wettelijk verplicht om te verwerken of de gegevens zijn noodzakelijk voor het verzorgen van passend onderwijs. Voor overige zaken vragen wij over het algemeen om toestemming.

Versturen klassenlijsten

Doel: Het informeren van leerlingen en ouders/verzorgers over de klas waarin de leerling het volgend schooljaar komt.

Deze lijst wordt één week voordat het volgende schooljaar van start gaat verstrekt aan de ouders/verzorgers van de kinderen.

Groepsoverzichten

Doel: Het bijhouden van belemmerende en beschermende factoren, instructiebehoeften, etc. van de leerling.

Onderstaand kunt u lezen welke gegevens wij van uw kind verwerken per schooljaar. Op deze wijze kan de nieuwe of vervangende leerkracht, de benodigde informatie voor de begeleiding en ondersteuning van uw kind tot zich nemen. Dit is met name relevant voor de overdracht bij een nieuw schooljaar.

Onderwijsondersteunende tools en applicaties

Doel: Het verzorgen van onderwijs en het toetsen van de voortgang.

Binnen Stichting KPO maken we gebruik van diverse applicaties en tools de leerlingen zo goed mogelijk te begeleiden. Hierbij is sprake van een grote diversiteit aan aanbieders. Per vestiging en/of groep kan het verschillen welke applicaties en tools exact worden gebruikt.

Klassenmappen

Doel: Het bijhouden van fysieke overzichten en aantekeningen in de klas, bijvoorbeeld voor een goede overdracht tussen DUO-leerkrachten.

Voor de alledaagse werkzaamheden van de leerkracht, worden notities gemaakt in de klassenmap. Dit bevordert ook de overdracht tussen DUO-leerkrachten en bij afwezigheid van de leerkracht. Zo maken wij goed onderwijs mogelijk.

Sociaal profiel

Doel: Het opstellen van een profiel van het kind op basis van interesses, werkhouding, etc. Dit wordt gebruikt om bijvoorbeeld een klasopstelling te maken of om kinderen te matchen om samen te spelen.

Binnen KPO begeleiden wij de kinderen zo goed mogelijk. Onderdeel hiervan is dat we gedegen kijken naar zaken als "welke kinderen kunnen het beste samenwerken met andere kinderen". Op die manier zetten wij ieder kind in zijn of haar kracht. En creëren we een optimale situatie voor het kind om te leren en zichzelf te ontplooien.

Voortgang leerling

Doel: Het bijhouden van overige relevante ontwikkelingen en situaties rondom de individuele leerling.

Onderstaand leest u welke gegeven wij van uw kind verwerken, waarmee we de voortgang van uw kind bijhouden. Op deze wijze kunnen we uw kind de begeleiding bieden die het nodig heeft.

Groeidocument / Ontwikkelingsperspectief

Doel: Het bijhouden van een groeidocument, waarin specifieke doelen worden geformuleerd en dat dient als verantwoordingsdocument richting Onderwijsinspectie. Ook wel genoemd het "Ontwikkelingsperspectief" of "OPP".

Soms houden wij een ontwikkelingsdocument van uw kind bij. Dit is het geval wanneer uw kind aanvullende ontwikkelingsbehoeften heeft. Onderstaand leest u welke gegevens wij van u en uw kind verwerken. Op deze wijze kunnen we uw kind de begeleiding bieden die het nodig heeft.

Rapporten

Doel: Het maken en bewaren van rapporten van leerlingen.

Wij begrijpen dat het rapport van uw kind belangrijk is. Het maken van rapporten krijgt van onze school en de leerkrachten dan ook de hoogste aandacht en wij gaan zeer zorgvuldig met deze gegevens om.

Oudergesprekken

Doel: Het voeren van oudergesprekken, zowel gepland als ongepland.

Wij houden u op de hoogte van de vorderingen van uw kind. Wij vinden het belangrijk om hier veel aandacht aan te besteden. Daarom voeren wij periodiek, maar ook ongepland indien nodig, oudergesprekken. Het verslag hiervan leggen wij vast in ESIS, het leerlingvolgsysteem.

Plaatsingswijzer

Doel: Het mede bepalen en onderbouwen van het schooladvies voor het kind bij de overgang naar het voortgezet onderwijs.

Stichting KPO vindt het belangrijk om een zo passend mogelijk schooladvies te geven voor het voortgezet onderwijs. Naast onze eigen waarnemingen en externe toetsen (zoals de CITO), gebruiken wij hiervoor ook de Plaatsingswijzer. Op die manier krijgen wij zoveel mogelijk relevante input die gebruikt wordt bij het advies.

Orthopedagoog

Doel: Het onderzoeken van leerproblemen bij leerlingen en het coördineren van benodigde vervolgacties die daarmee samenhangen.

Als hier aanleiding toe is, dan zal de orthopedagoog van Stichting KPO u om toestemming vragen voor het onderzoeken van uw kind. De orthopedagoog legt u dan uit wat de aanleiding is en wat het onderzoek inhoudt. U bent niet verplicht uw toestemming te geven voor dit onderzoek, maar dit kan dan wel een goede begeleiding van uw kind belemmeren.

Ambulant begeleiders Stichting KPO

Doel: Het begeleiden van een leerling door een bovenschoolse ambulant begeleider van Stichting KPO.

Onderstaand kunt u lezen welke gegevens van u en uw kind verwerkt worden indien uw kind ambulante begeleiding krijgt. De ambulant begeleider is een leerkracht met expertise en ervaring op een bepaald onderwerp binnen het onderwijs. Denk hierbij bijvoorbeeld aan dyslexie. Deze ambulant begeleider is werkzaam is binnen Stichting KPO, in tegenstelling tot "externe begeleiders" zoals een logopedist of fysiotherapeut. Over de externe begeleiders leest u meer verderop in deze privacyverklaring.

Aanvragen ambulante begeleiding Auris ("arrangement")

Doel: Het aanvragen van ambulante begeleiding door Auris met betrekking tot de ontwikkeling van de leerling op taal- en/of spraakgebied.

Onderstaand leest u welke gegevens van uw kind Stichting KPO verwerkt, indien wij veronderstellen dat extra ondersteuning voor uw kind gewenst is. Wij vragen u dan toestemming om een aanvraag tot ambulante begeleiding door Auris te doen. Als die aanvraag wordt goedgekeurd zal een externe specialist uw kind gaan begeleiden.

Ontvangen onderzoek Auris

Doel: Het ontvangen van een onderzoek uitgevoerd door Auris. Het onderzoek richt zich op de spraak- en/of taalontwikkeling van het kind.

Het onderzoek door Auris bevat voor Stichting KPO waardevolle informatie om uw kind de juiste begeleiding te bieden. Wij ontvangen en bewaren het onderzoeksrapport echter alleen met uw toestemming.

Voortgangsrapportage Auris

Doel: Het verkrijgen van een voortgangsrapportag van een externe partij. Over het algemeen betreft dit Auris.

Op het moment dat de aanvraag door Auris is goedgekeurd en zij uw kind begeleiden, dan ontvangt de school hiervan periodiek voortgangsrapportages.

Jeugdprofessional Onderwijs

Doel: Het inschakelen van de Jeugdprofessional Onderwijs die werkzaam is bij de gemeente.

Onderstaand kunt u lezen welke gegevens wij van u en uw kind verwerken indien er de Jeugdprofessional Onderwijs (JPO) wordt ingeschakeld. Het uitgangspunt is dat het inschakelen van de JPO met uw toestemming gebeurt. Enkel in uitzonderlijke gevallen schakelt KPO zonder uw toestemming de JPO in. In dit geval heeft KPO een wettelijke verplichting dit te doen.

Overige externe begeleiding leerling

Doel: Het inschakelen van externe begeleiding voor de leerling, zoals logopedie of fysiotherapie.

De externe begeleider (logopedist, fysiotherapeut, etc.) is niet in dienst bij Stichting KPO. Wij geven alleen, met uw instemming, relevante gegevens door aan deze begeleider. Stichting KPO is verder niet betrokken bij de inhoudelijke begeleiding. Voor vragen daarover, waaronder eventuele vragen met betrekking tot privacy, kunt u stellen bij de begeleider zelf.

Sociale veiligheid

Doel: Het meten van de sociale veiligheid op school, door middel van het afnemen van enquêtes.

Stichting KPO hecht veel waarde aan het gevoel van veiligheid van de leerlingen. De verplichte inventarisatie ten behoeve van de Onderwijsinspectie draagt daar zeker aan bij. De antwoorden die de kinderen geven worden door de school vertrouwelijk behandeld en gebruikt om te bekijken welke acties noodzakelijk zijn. De Onderwijsinspectie krijgt geen inzage in individuele antwoorden.

Via de vragenlijst kan uw kind ook verzoeken om de vertrouwenspersoon te spreken. Dit gaat buiten school om. Zie hiervoor "Vertrouwenspersoon" verderop in deze privacyverklaring.

Camerabeveiliging scholen

Doel: Het beveiliging van de school, leerlingen en leerkrachten.

Veiligheid op school is cruciaal. Wij nemen dan ook alle noodzakelijke maatregelen om uw kind en onze medewerkers deze veiligheid te bieden. Onderdeel hiervan is dat op sommige scholen sprake is van camerabeveiliging. In die gevallen is de maximale bewaartermijn 1 maand, maar soms ook korter.

Vertrouwenspersoon

Doel: Medewerkers en ouders de gelegenheid bieden te spreken met een vertrouwenspersoon

Wanneer u of uw kind gebruik wenst te maken van een vertrouwenspersoon, bieden we ten alle tijde de mogelijkheid met een externe vertrouwenspersoon te spreken. Deze vertrouwenspersoon verwerkt hierbij alleen de strikt noodzakelijke gegevens en zal deze ook nooit delen met andere personen binnen KPO.

Klokkenluidersregeling

Doel: Het faciliteren van meldingen van vermoedens van misverstanden

Veiligheid en integriteit staan hoog in het vaandel bij Stichting KPO. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de klokkenluidersregeling.

In principe verwerkt Stichting KPO geen persoonsgegevens met betrekking tot de melding. Enkel wanneer Gimd besluit om ons te informeren, kan het zijn dat wij op die manier persoonsgegevens ontvangen. Dit is ter beoordeling aan Gimd.

Postverwerking bestuurskantoor

Doel: Het verwerken van inkomende poststukken.

Afhankelijk van de aard van het poststuk wordt de bewaartermijn bepaald.

Gebruik beeldmateriaal

Doel: Het gebruik van foto- en videomateriaal van leerlingen, bijvoorbeeld voor social media, de nieuwsbrief, de website of de schoolgids.

Voor het nemen en publiceren van foto's van uw kind, vragen wij u van te voren toestemming. Afhankelijk van de gegeven toestemming zijn onderstaande verwerking wel, niet of deels van toepassing.

Schoolfotograaf

Doel: Het geven van toestemming voor de schoolfotograaf.

Wij vragen u vooraf of uw kind op de schoolfoto mag. Dit geven wij door aan de schoolfotograaf. Vanaf dat moment heeft Stichting KPO geen rol meer hierin. Voor verdere vragen over de foto's, bewaartermijn, etc. verwijzen wij u naar de betreffende schoolfotograaf.

Sportdagdiploma's

Doel: Het uitreiken van diploma's aan de leerlingen na afloop van de sportdag, met daarop de behaalde prestaties.

Bij de sportdag worden de prestaties van de kinderen genoteerd en later verwerkt in een sportdagdiploma. Op die manier verzorgt de school een leuk en tastbaar aandenken aan de sportdag.

Medezeggenschapsraad

Doel: Het vormen van de Medezeggenschapsraad en het uitvoeren van de taken van de Medezeggenschapsraad.

Onderstaand kunt u lezen welke gegevens we van u verwerken wanneer u lid wordt of bent (geweest) van de Medezeggenschapsraad (MR).

Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad

Doel: Het vormen van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad en het uitvoeren van de taken van de Medezeggenschapsraad.

Het is belangrijk dat notulen en besluiten van de GMR worden bewaard. In de notulen wordt alleen naar personen verwezen wanneer dit van toegevoegde waarde is voor de notulen.

Overige gegevensdeling

Doel: Het delen van gegevens met derden op een manier die en/of voor een doeleinde dat op dit moment niet is voorzien.

Dit algemene proces is van toepassing voor het delen van persoonsgegevens met derden voor een doel dat slechts incidenteel is en/of niet is voorzien op het moment van het opstellen van deze privacyverklaring.

De persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derden indien er hiervoor een wettelijke verplichting is. Dit kan bijvoorbeeld zijn als een overheidsinstantie op basis van een wettelijke bepaling persoonsgegevens bij ons opvraagt. Maar we kunnen ook je persoonsgegevens incidenteel met derden delen als hiervoor een gerechtvaardigd belang bestaat.

Persoonsgegevens worden enkel gedeeld indien er sprake is van een doeleinde dat verenigbaar is met die doeleinden waarvoor de persoonsgegevens in eerste instantie zijn verzameld. Of er sprake is van verenigbaarheid zal te allen tijde streng worden beoordeeld.

Is er geen sprake van een verenigbaar doel? Dan mogen wij de persoonsgegevens alleen voor een ander doeleinde met derden delen als je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Ontvangers

Bovenstaand hebben wij per proces benoemd welke derde partijen mogelijk betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Hieronder vindt u een totaaloverzicht van deze partijen, met daarbij hun rol en contactgegevens. Op deze wijze zorgen wij dat u te allen tijde weet waar uw persoonsgegevens worden verwerkt.

Sommige derde partijen kunnen uw persoonsgegevens buiten de EU verwerken. Wij zorgen er dan altijd voor dat hiervoor de juiste (contractuele) maatregelen zijn getroffen, zoals de AVG voorschrijft. Een belangrijk onderdeel hiervan is dat wij zogenaamde “passende waarborgen“ treffen. Welke dat per ontvanger zijn, leest u hieronder.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wanneer onze organisatie wijzigt of onze processen wijzigen, kan dit gevolgen hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zullen daarover altijd transparant met u communiceren. Indien nodig passen wij deze privacyverklaring aan. Bovenaan kunt u zien wat de ingangsdatum van deze privacyverklaring is.

Uw rechten

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, dan heeft u bepaalde rechten. Deze kunt u uitoefenen door een verzoek in te dienen en daarbij aan te geven welk recht (of welke rechten) u wilt uitoefenen. Hiervoor kunt u de contactgegevens gebruiken die u onderaan deze privacyverklaring vindt.

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Bovenstaande rechten zijn afhankelijk van de juridische grondslag, waarop wij de verwerking van uw persoonsgegevens baseren. Voor meer informatie over uw rechten verwijzen wij naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Tevens is het mogelijk dat wij onder bepaalde omstandigheden juridisch gezien geen opvolging kunnen geven aan uw verzoek. Bijvoorbeeld wanneer ons dit door de wet of een daartoe bevoegde instantie is verboden. Indien mogelijk informeren wij u hierover als u uw verzoek indient.

Wij zullen in principe binnen 1 maand aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig te hoogte stellen.

U heeft de volgende rechten:

Recht op inzage

Wilt u weten welke persoonsgegevens Stichting KPO van u verwerkt? Dan kunt u een inzageverzoek doen. Waarschijnlijk verwerken wij meerdere categorieën van persoonsgegevens van u en/of voor meerdere doeleinden. Mogelijk wenst u inzage in slechts een gedeelte van deze verwerkingen. Geef daarom bij uw verzoek aan waarin u precies inzage wilt hebben.

Recht op rectificatie

Blijkt dat uw persoonsgegevens bij Stichting KPO onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aanvullen. U kunt om rectificatie vragen als uw persoonsgegevens niet kloppen, niet compleet zijn, niet ter zake doen voor het doeleinde waarvoor ze zijn verzameld of als wij uw gegevens gebruiken op een wijze die volgens u in strijd is met de wet.

Recht op vergetelheid

U kunt, in een aantal gevallen, aan Stichting KPO vragen om uw persoonsgegevens te wissen. Echter, wij vinden het belangrijk u te melden dat wij wellicht niet al uw gegevens kunnen of mogen wissen. Wij zullen u daar dan wel altijd over informeren.

Recht op dataportabiliteit

U kunt een beroep doen op het recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van persoonsgegevens) als Stichting KPO uw gegevens verwerkt omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Of om een overeenkomst met u uit te voeren. Let op: dit geldt alleen voor gegevens die Stichting KPO digitaal verwerkt, dus niet voor papieren bestanden.

Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde situaties mag een organisatie uw persoonsgegevens niet meer gebruiken. Maar kan de organisatie de gegevens ook (nog) niet wissen. De organisatie moet dan tijdelijk stoppen met het gebruik van uw gegevens. Dit heet het recht op beperking van de verwerking. U kunt Stichting KPO vragen om het verwerken van uw gegevens te beperken.

Recht van bezwaar

U heeft in twee situaties het recht aan Stichting KPO te vragen uw persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Dit heet het recht van bezwaar. Ten eerste als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing. Ten tweede kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens vanwege uw specifieke situatie.

Recht van intrekken van toestemming

Verwerkt Stichting KPO uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming? Dan kunt u uw toestemming op ieder moment intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij uw persoonsgegevens niet meer. Tenzij er (ook) een andere grondslag is om uw gegevens te verwerken.

Technische en organisatorische maatregelen

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om uw privacy te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:

Technische maatregelen:

• Het vermogen om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en diensten te garanderen.
• Pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens.
• Het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen.
• Toegangscontrole: de toegang tot serverruimtes is beveiligd met een sleutel of chipkaart, kantoorruimtes met een alarm en laptops/computers zijn beveiligd met een wachtwoord.

Organisatorische maatregelen:

• Instructies aan het personeel om geen persoonsgegevens met derden te delen, tenzij expliciete toestemming daarvoor is gegeven van bijvoorbeeld de Functionaris Gegevensbescherming.
• Rollen en rechten toekennen in de gebruikte systemen.
• Datalekkenprotocol.
• Training van medewerkers.

Klacht indienen

Als u een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u een e-mail sturen naar privacy@kporoosendaal.nl. Wij pakken elke klacht intern op en communiceren dit verder met u.
Daarnaast heeft u te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Binnen Stichting KPO is een externe Functionaris Gegevensbescherming ("FG") aangesteld. De FG is mr. R.J.P.B. (Ruud) Verpaalen C-DPO. De contactgegevens van de FG zijn:

Complite
t.a.v. mr. R.J.P.B. Verpaalen
Bredaseweg 185
4872 LA Etten-Leur
email: support@complite.nl
telefoon: +31 (0)76 230 5009

Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.